文書の分類と複製

文書の分類と複製
1. はじめに

パソコンを利用していると自分で作成した文書やインターネットから入手したファイルなど後で見るために保存しておきたいデータは、増える一方と思います。一方、文書を記録したパソコンや特にその中のハードディスクは、機器の品質が向上して壊れにくくなってきているとはいえ、やはり故障が何時起きるか分からない状況は変わっていません。これらの故障で保存したはずの文書やファイル（以下文書と表記）にアクセスできなくなって困る人にとっては、これらをバックアップ、すなわち一つの文書を複写して複製を作り異なる場所に複数持つことは必須のことになります。

ところが、データ量の飛躍的な増大から、ハードディスクに保存してある文書の全てを一時に複写することは、時間がかかる点から実際的な手法ではありません。一般には、バックアップ用ツールなどを使い複写の済んでいない新しい文書を選んで複写して時間を短縮するなどの現実的な方法が利用されています。

本書では、文書を作業用と記録に区分して分類することにより、特殊なツールを使用することなく、バックアップのための複写時間を短縮する簡便な方法を提案します。提案の内容は単純ですが、考え方と後で紹介する具体的なフォルダの構造を含めて固定でき、作業用と記録の文書を合わせて利用するツールなどを実現する上で有効な前提となります。

2. 文書の分類と複写

パソコンに保存が必要な文書を次のように大きく二つの区分に分類し、それぞれを特定のフォルダの下にまとめます。そして不要な文書は適当な時期に削除するものとします。具体的なまとめ方などは後で説明します。

1) 作業用文書

現在を含む期間（例えば今年１年間）を決めます。これを文書の作業期間とし、この間に入手、作成ないし修正した文書を作業用としてまとめます。

2) 記録

前項の期間以前に入手、作成ないし修正し、保存が必要な文書を記録とします。このようにすることで記録の文書は修正の対象でなく、読み取り専用とすることができます。

上のように分類した文書は、各々次のようにして複製を作成します。

1) 作業用文書

例えば月に一度月初などの日を決めて定期的に作業用文書全てを複写して複製を作成します。もしくは重要な文書を作成ないし入手してパソコンに保存した直後に同様に作業用文書全ての複製を作ります。

2) 記録

修正が無いので作業用文書を記録に移行した時点で一度複写して必要な数の複製を作っておけば、その後は複写の対象から外すことができます。

このように、文書を区分して対象を限定することにより複写時間は短縮できます。次は、作業用文書を記録に移行する際の方法です。この方法はすでに明らかになっていますが、改めてまとめると次のようになりまし。

1) 文書を作業用とする期間が過ぎた時（例えば１年間が終わって翌年の年初など）に作業用文書全てを別のフォルダに複写して記録とします。

2) その上で、新たに記録とした文書を複写して複製を作成します。

3) 作業用文書は、この時点で全てを削除します。

この後、新しい年になって作るなどした文書は作業文書として改めてまとめます。

機器の故障による文書紛失からの回避をより確実なものとするためは、複製の数を１つでなく複数にします。さらに複製を置く場所によって確実さに差が生じますが、この置き場所については、別途｢4 複製の配置について｣で触れます。

3. フォルダ構造と基盤フォルダ

｢文書の区分と複写｣の基本的な考え方は上述のとおりですが、さらにフォルダの構造と結び付けることができます。

説明の前提となる条件を次のようにします。

1) 作業用文書は、作業用フォルダの下に置きます。

2) 文書の作業期間は1年とし、毎年年始に記録に移行します。

3) 作業用文書については、月の初めに複写します。複写した作業用文書については、直近の２ケ月分を残してそれ以前のものは削除します。

　【親フォルダ】【子フォルダ】【孫フォルダ】【文書など】
[作業用フォルダ]
　　work ----------+-- mmm ----------------------- aaa.html
                   |
                   +-- nnn ------+---------------- bbb.xls
                                 |
                                 +-- ooo ------+-- ccc.pdf
                                               |
                                               +-- ddd.jpg

[記録フォルダ]
　　archives ------+-- 2011 -----+-- ppp --------- eee.html
     　　          |             |
　     　          |             +-- qqq ------+-- fff.xls
　　               |                           |
　　               |                           +-- rrr ...
                   |
                   +-- 2012 ...

[複製フォルダ]
    b-up_work -----+-- 201304 ---+-- mmm --------- aaa.html
                   |             |
                   |             +-- nnn ------+-- bbb.xls
                   |                           |
                   |                           +-- ooo ---
                   +-- 201305 ---+-- mmm --------- aaa.html
                                 |
                                 +-- nnn ------+-- bbb.xls
                                               |
                                               +-- ooo ---

    b-up_archives -+-- 2011 -----+-- ppp --------- eee.html
                   |             |
　     　          |             +-- qqq ------+-- fff.xls
　　               |                           |
　　               |                           +-- rrr ...
                   |
                   +-- 2012 ...

具体的な処理手順は次のようになります。

1) 作業用文書の複製を作るために、月の初めにフォルダ"work"とその下のフォルダや文書をそのまま作業文書用複製フォルダ（例：b-up_work)の下に複写し、フォルダ名"work"を前月を示す年月（例：201304)に変更します。 "b-up_work"の下には、直近の２々月分を置きそれ以前のものは削除します。

2) 作業用文書を記録に移行するために、年明けにフォルダ"work"とその下のフォルダや文書をそのまま記録フォルダ（例：archives)に複写し、フォルダ名を文書の作業期間が識別できるよう例えば西暦の年 (例：2012）に変更します。

3) 新規に記録に移行した文書をフォルダごと記録の複製フォルダ(b-up_archives）に複写します。

4) この時点で作業用文書は、全てを削除します。

上の図でひとまとまりの文書を保管する基となるフォルダ（work, 2011, 2012等）を｢基盤フォルダ｣と呼びます。

文書の区分と複写の考えに基づき文書を保管する時、作業用フォルダの子フォルダ等のフォルダ名を次のようにすること推奨します。

フォルダ名
書式　：　mmddxxxx
             mm   : 月を示す数字２桁
             dd   : 日を示す数字２桁
             xxxx : 内容を示す文字列
      月日は、文書を作成、入手、もしくは修正した日付とします。
      例：　0228actionItem

この日付と上位のフォルダの作業期間の年を合わせると、『｢超｣整理法』（野口悠紀雄著、1993年）で提唱されている紙の資料の整理と同じようにパソコンに保管する文書も日付順に整理でき、後になって目的の文書を探し出すことが容易になります。

4. 複製の配置について

上で検討したように文書を複写して複数保管する時、それらの置き場所によって安全性に違いが生じる場合があります。この面でも少し検討をしてみます。

作業フォルダと記録フォルダについては、もっともアクセスしやすくて使いやすいところに置くのが良いでしょう。しかし、複製については、その置き場所によって次のように安全性が変わります。これは、文書が機器の故障によって紛失した時、その複製が同時に紛失してしまう危険の大小によっています。次にこれらの違いの例を示します。

複製の置き場所の候補

# 置き場所安全性

1 作業フォルダ、記録フォルダと同じパーティション（同一のドライブ）最も危ない

2 作業フォルダ、記録フォルダとは、別のパーティション（同一のハードディスク）低

3 作業フォルダ、記録フォルダとは、別のハードディスク中

4 LAN で繋がる別のパソコン高

実際の複製の置き場所については、現実のパソコンの装備の中で、上表などを意識して現実的でもっとも安全性の高いところに決めることが重要でしょう。

5. おわりに

パソコンの中の膨大な数の文書を、パソコンやハードディスクの故障などによる破損から回避する方法として複製を作成しながら保存する場合の文書の区分とフォルダーの構造、そしてこれらの配置について整理してみました。この考え方によれば、特段のツールを使うことなく現実的で、かつ文書の格納場所（フォルダ構造）などが明確な文書のバックアップが可能になります。

　CREA, 平成28年1月15日