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1 はじめに
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パソコンに保存してある自分で作ったファイルや良く見るファイルを使う時、
普段はエクスプローラーでクリックを繰り返してファイルが置いてある
フォルダを開いて、
その後ダブルクリックしてそれを開くといった使い方をしていると思います。
そして、少し前のファイルを探そうとするとどこに置いたかなかなか見つからない。
そんな経験が数多くあると思います。
そこで、自分が作ったものや良く見るファイル(以下文書と表記)を保管する時、 整理した一覧表を作っておくと 探す手間を減らすことができます。 DocListは、このような「文書の一覧」を作るツールです。 できあがった一覧を使って文書を参照する時は該当する項目をクリックするだけで、 文書のウィンドウが開いて内容が確認できるようになります。 クリック一つでファイルが開けるのは、 必要なソフトがインストールされている環境の場合に限られるのは、 他の場合と同じです。 |
2 DocListの概要
| DocListは、文書の一覧を作るツールですが、 一覧の中にフォルダも加えることができます。 |
2.1 ごく簡単な使用例
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DocListの動作と使い方を理解して頂くために、
まず最初にごく簡単な使用例を示します。
例として、一覧表の対象とするある会の月刊の会報のファイル ("news122.pdf"と"news123.pdf")と会員の名簿のファイル (名簿.xlsx)がフォルダ"sample"の下の日付のついたフォルダに置かれていて、 そこにDocListをインストールした結果、 次のようなフォルダ構造ができ上がったとします。 この時、多数の文書が置かれていてその基となるフォルダsampleを 基盤フォルダと呼びます。 文書一覧を作る手順は次のようになります。 (1)DocListをインストールします。
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2.2 機能
| DocListの主な機能は、前節で示すとおり文書一覧を作ることですが、 これに付随して次の機能があります。 |
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| これらの機能の使い方については、後の章で説明します。 |
2.3 特徴
| DocListは、次の特徴を持った文書一覧作成ツールです。 |
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2.4 動作環境
| 文書一覧を作成するなどDocListの全ての動作は、 次のOSの環境で確認を済ませてあります。 |
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| 本書の記述は、Windowsでの利用を前提にしていますのでLINUXで利用する場合は、 適宜読みかえて下さい。 その場合は、 バッチファイルdocList.batに代えてスクリプトファイルdocList.shを使用します。 |
3 使い方の詳細
3.1 DocListとフォルダ構造
DocListの具体的な使い方を説明する前に、
DocListが処理対象とするフォルダ構造について説明します。
DocListが文書一覧の対象とする文書は、基盤フォルダ、 ないしその下の子、孫、 そしてひ孫フォルダのいずれかの直下にあるものとします。 これより深いフォルダの下にある文書は対象外とします。基盤フォルダについては、 DocListを提供しているのと同じHPに掲載している、 「文書の分類と複製」を参照して下さい。 そしてDocListは、「文書の分類と複製」で提唱している作業用と記録フォルダに 対応しています。 |
| 下図の"work"を基盤フォルダとした時、 DocListはフォルダworkの下に記録された文書とフォルダを一覧の対象にします。 その上で、拡張基盤フォルダの機能を利用することによって、 記録フォルダ"2011"や"2012"の下の文書とフォルダを対象に加えることができます。 |
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3.2 文書一覧ファイルの書き方
| 文書一覧ファイルの内容の例を、節「2.1」 で示しましたが、 文書一覧ファイルはXMLに沿っています。 XMLファイルの書式については、DocListを提供しているのと同じHPに掲載している 「XML文書について」 でDocListのデータを更新する時などに必要な範囲で簡単に説明しているので、 馴染みの無い方はそちらを一度ご覧下さい。 |
| 文書一覧を維持するために文書一覧ファイルの中で 変更するのは要素itemが中心になります。 そこでまず最初に要素itemの記述法について説明します。 |
3.2.1 要素item
要素itemは、文書一覧の一項目に対応していて、
その書式は次のようになります。
書式における属性の値は、次のように設定します。 具体的な表記は、例えば次のような記述になります。
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3.2.2 その他の要素
文書一覧ファイルでは、要素itemのほかに、
ルート要素docListの直下に次の要素を記述することができます。
要素groupに関しては、さらに要素groupの子要素として書き、
多重のグループを構成することができます。
title、subtitle、note、group
これらの要素の使用例とその表示を下に示します。
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3.3 HTML形式への変換
文書一覧ファイルを修正して、
その内容を文書一覧に反映するためにHTML形式に変換する時は、
次の手順によります。
これで、HTML形式の文書一覧ファイルの内容が更新されます。 このファイルをダブルクリックしてブラウザで文書一覧を表示することができます。 また既にブラウザでこのファイルを開いているときは、 ブラウザで「最新の情報に更新」をして、新しいファイルの内容を表示します。 |
| なお、 ファイルdocList.htmlをブラウザのホームページの一つとして登録するなり、 同ファイルのショートカットをデスクトップに作るなどしておくと、 文書一覧を簡単に開けるようになり便利です。。 |
4 適用範囲の拡大
| これまでは、 主に基盤フォルダにおけるDocListの使い方について説明してきましたが、 ここでは、拡張基盤フォルダの下の文書やフォルダを文書一覧に加える方法と、 作業用文書を記録に移行するのにともなうDocListの設定のしかたについて 説明します。 |
4.1 拡張基盤フォルダの追加
| 拡張基盤フォルダの下の文書やフォルダを文書一覧に加えるには、 まず基盤一覧ファイルを更新し、 その後文書ファイルにこれらの文書などを追加します。 |
DocListをインストールした直後の基盤一覧ファイルdocListBases.xmlは、
次の内容が記録されています(XML宣言文など一部省略)。
これに対して、ドライブX:直下のフォルダarchivesにあるフォルダ"2012"を 拡張基盤フォルダとして追加する時は、要素baseを1つ加えて、 次のように記述します。 この場合、要素nameの内容は2012とするのが分かりやすくて良いでしょう。 |
拡張基盤フォルダに対応する要素folderの表記については、
下の例のようにドライブからの絶対形式の使用を推奨します。
これによって文書を作業用から記録に移行し、DocListも同時に移行した時、
修正無く動作させることができます。
その上で、 文書一覧ファイルでこの拡張基盤フォルダの下の文書などに関する 要素itemを追加する場合は、基盤フォルダ識別子に"2012"と記述します。 あとの記述は基盤フォルダの場合と同じです。 |
4.2 作業文書の記録への移行とDocListの設定
| 「文書の記録と複製」に基づいて作業用文書を記録に移行する場合、 作業用フォルダとその下のフォルダおよびファイルを移行します。 この時、DocListも一緒に移行することになり、 上で説明しているように移行した先でDocListはそのままで移行前と同様に動作します。 |
したがってここでは、
それとは別に新たに文書一覧を作業用文書として作成し、
その中の項目に移行した記録の中の文書を加える時の方法について説明します。
この時の方法は、特に制約はありませんが、
ここでは、手軽な次の2つの場合について手順を説明します。
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| (1)文書一覧の一項目として記録に移行した文書一覧を掲載する場合 |
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5 文書一覧とファイル一覧の構成
5.1 文書一覧
文書一覧における項目は概略次の書式をしています。
書式における次の表記には、表の内容が表示されます。(n) Text[ここ] [これ] 「文書の標題」 (副標題)、日付 もしくは、 (n) (File:xxxxxx)[ここ] ないし、 (n) (Folder:xxxxxx)[ここ] |
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5.2 ファイル一覧
ファイル一覧は、
DocListが一覧の対象とする基盤フォルダと、
その下のひ孫までのフォルダとそれらの直下のファイルに関して
次の項目を表示します。
したがって、拡張基盤フォルダの下の文書などは表示されません。
さらに、これらの内で文書一覧に記載のあるものについては フォルダないしファイルの名称の前に"="を付けて表示します。 これは記載漏れの確認などに使えます。 |
6 制限事項
| 次の条件に該当するとDocListの機能の一部もしくは、 全てが正常に動作しなくなることがあります。 |
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| 実際の利用において、WindowsOSのパソコンで文書一覧ファイルを作り、 HTMLに変換して同じ機器で使用する場合には、 上記の制限事項の内の最初と二番目の制約があるだけで大きな制限はなしで 使用できます。 |
一方、WindowsOSのパソコンで文書一覧ファイルを作ってHTMLに変換し、
他の機器に基盤フォルダごと複写する場合、
現状総合的には次のような状況です。
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| 以上 |
付録(1) エラー表示と対処法
| ここでは、要素itemに関連した主なエラー表示について、 その内容と対処法について説明します。 |
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付録(2) DocListのインストールとアンインストール
| (1)インストール |
DocListのインストールは次の手順によります。
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| (2)アンインストール |
DocListは、必要な基盤フォルダごとにインストールして使用します。
そこで、不要なDocListは次の方法で個別にアンインストールします。
フォルダdocList-18とそれ以下のファイルを削除します。 |
付録(3) 必要なソフトウェアのインストールと アンインストール
| DocListの実行のためには、 ブラウザは既にインストールされているものとし、 他にPERLとXSLTプロセッサの2つのソフトウェアが必要です。 ここでは、これらのインストールとアンインストールの 手順について説明します。 |
| XSLTプロセッサとしては、 ここではMicrosoft社が無償で提供するmsxsl.exeを使います。 またPERLとしては、 ここではActivePerlコミュニティが無償で提供するActivePerl を使用することにします。 |
| (1)msxsl.exe |
[パスの設定] <ユーザとしての処理>msxsl.exeのアンインストールは、 インストールしたmsxsl.exeを削除して、終わりです。 |
| (2)ActivePerl |
ActivePerlは、ActiveStateのホームページから次の手順でダウンロードし、
インストールします。
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ActivePerlのアンインストールは、OSがWindows7の場合は、次の手順によります。
他のOSの場合もほぼ同様です。
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